Tanda Staf Administrasi Data Siap Melanjutkan Kuliah S1 Sistem Informasi

Bekerja sebagai staf administrasi data membuat seseorang terbiasa menggunakan berbagai aplikasi untuk menyelesaikan pekerjaan sehari-hari.

Ada data yang harus dimasukkan. Ada laporan yang perlu diolah. Ada spreadsheet yang harus diperiksa. Ada pula informasi yang harus dipindahkan dari satu sistem ke sistem lainnya.

Semakin lama bekerja, biasanya semakin lancar pula seseorang menjalankan aplikasi yang digunakan perusahaan.

Kamu tahu menu mana yang harus dibuka. Kamu tahu langkah-langkah membuat laporan. Kamu juga mungkin sudah mempunyai cara sendiri agar pekerjaan administrasi selesai lebih cepat.

Namun, setelah beberapa waktu, pertanyaan yang muncul bisa mulai berubah.

Mengapa prosesnya harus melalui beberapa tahap?

Mengapa data tertentu harus dimasukkan berulang kali?

Mengapa perubahan pada satu bagian sistem bisa memengaruhi pekerjaan bagian lain?

Bisakah sebuah alur dibuat lebih sederhana?

Pertanyaan seperti ini menunjukkan bahwa perhatianmu mulai bergerak dari cara menggunakan aplikasi menuju cara sebuah sistem bekerja.

Bagi staf administrasi data, perubahan cara berpikir tersebut dapat menjadi salah satu tanda bahwa kamu mulai siap mempelajari Sistem Informasi lebih jauh.

Saat pekerjaan administrasi data mulai menuntut pemahaman yang lebih dalam

Coba perhatikan laporan yang biasa kamu kerjakan.

Mungkin selama ini prosesnya sudah terasa sangat familiar.

Kamu mengambil data dari aplikasi tertentu, memindahkannya ke spreadsheet, membersihkan beberapa bagian, lalu menyusun laporan sesuai kebutuhan atasan atau divisi lain.

Selama hasil akhirnya benar, proses tersebut mungkin tidak terlalu dipertanyakan.

Namun, semakin sering dilakukan, kamu bisa mulai menemukan berbagai masalah.

Ada data yang berbeda antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya.

Ada informasi yang sebenarnya sudah pernah dimasukkan, tetapi harus diketik ulang.

Ada proses persetujuan yang membutuhkan terlalu banyak tahapan.

Ada pula laporan yang baru bisa dibuat setelah menggabungkan data dari beberapa sumber secara manual.

Pada tahap ini, kamu mungkin mulai berpikir:

“Kenapa sistemnya dibuat seperti ini?”

Pertanyaan tersebut penting.

Sebab kamu mulai melihat bahwa pekerjaan administrasi bukan hanya tentang memasukkan data dengan benar.

Ada proses bisnis di belakangnya.

Ada kebutuhan pengguna.

Ada aliran informasi antarbagian.

Ada aturan mengenai data apa yang harus dicatat, siapa yang dapat mengaksesnya, dan bagaimana informasi tersebut digunakan.

Ketika kamu mulai tertarik memahami hubungan tersebut, kebutuhan belajarmu juga mulai berkembang.

Kamu tidak lagi hanya ingin menjadi orang yang mengetahui cara memakai sistem.

Kamu mulai ingin memahami alasan sebuah sistem dibuat dengan cara tertentu.

Kamu mulai bisa menjelaskan tujuan melanjutkan kuliah

Keinginan kuliah biasanya menjadi lebih matang ketika kamu mulai dapat menjelaskan apa yang ingin dikembangkan.

Bandingkan dua alasan berikut.

“Saya ingin kuliah Sistem Informasi karena dunia sekarang serba digital.”

dengan:

“Saya ingin memahami bagaimana kebutuhan pekerjaan diterjemahkan menjadi sistem agar tidak hanya bisa menjalankan aplikasi.”

Alasan kedua lebih konkret.

Ada pengalaman kerja yang menjadi titik awal.

Ada kemampuan yang ingin dikembangkan.

Ada pula arah perubahan yang lebih mudah dipahami.

Coba lihat kembali pekerjaanmu.

Mungkin selama ini kamu sering menjadi orang yang menerima dampak ketika perusahaan mengganti aplikasi.

Prosedur berubah.

Format laporan berubah.

Cara memasukkan data juga ikut berubah.

Kamu harus beradaptasi dengan sistem baru, tetapi tidak selalu memahami mengapa perubahan tersebut dilakukan.

Dari pengalaman seperti itu, tujuan belajar dapat mulai dirumuskan.

Misalnya:

“Saya ingin memahami hubungan antara kebutuhan bisnis, data, dan sistem informasi.”

Atau:

“Saya ingin bisa melihat proses kerja bukan hanya dari sisi pengguna aplikasi, tetapi juga dari sisi bagaimana sistem mendukung pekerjaan.”

Tujuannya tidak perlu langsung berbicara tentang jabatan tertentu.

Yang lebih penting adalah kamu mengetahui kemampuan apa yang ingin dibangun.

Bagi pekerja, alasan tersebut nantinya menjadi penting ketika harus membagi waktu antara pekerjaan, kehidupan pribadi, dan perkuliahan.

Kamu mulai mempertanyakan alur kerja, bukan hanya mengikuti langkahnya

Ada satu perubahan kecil yang cukup menarik pada seseorang yang mulai tertarik dengan Sistem Informasi.

Ia mulai sering bertanya “mengapa?”

Mengapa data pelanggan harus dimasukkan pada tahap ini?

Mengapa laporan harus melewati tiga bagian sebelum selesai?

Mengapa sistem belum bisa mengambil data secara otomatis?

Mengapa pengguna harus memasukkan informasi yang sama beberapa kali?

Pertanyaan tersebut bukan berarti kamu harus mengkritik semua proses yang sudah berjalan.

Namun, rasa ingin tahu terhadap alur kerja menunjukkan bahwa kamu mulai melihat hubungan antara teknologi dan proses bisnis.

Misalnya, di tempat kerja terdapat proses pengajuan tertentu.

Sebagai staf administrasi, kamu mungkin sudah hafal langkahnya.

Pengguna mengisi data.

Administrasi memeriksa.

Atasan menyetujui.

Data kemudian masuk ke laporan.

Ketika mulai mempelajari proses tersebut lebih dalam, pertanyaannya berubah.

Informasi apa yang sebenarnya dibutuhkan?

Siapa yang membutuhkan informasi tersebut?

Pada tahap mana data harus diperiksa?

Bagian mana yang dapat dibantu oleh sistem?

Pertanyaan seperti ini merupakan cara berpikir yang lebih dekat dengan Sistem Informasi.

Bukan hanya teknologi untuk teknologi.

Teknologi digunakan untuk membantu suatu proses berjalan dan mendukung kebutuhan organisasi.

Kamu bersedia belajar dari dasar dan menerima masukan

Pengalaman menggunakan aplikasi kantor merupakan modal yang baik.

Namun, kuliah Sistem Informasi akan membawa kamu ke pembahasan yang lebih luas daripada sekadar penggunaan aplikasi.

Ada logika.

Ada data.

Ada proses bisnis.

Ada teknologi.

Ada pula cara memahami kebutuhan pengguna dan menghubungkannya dengan sebuah sistem.

Karena itu, kesiapan kuliah bukan berarti kamu sudah harus memahami semuanya.

Justru salah satu tanda kesiapan adalah bersedia kembali menjadi pemula.

Kamu dapat memulainya dengan latihan sederhana.

Perhatikan satu proses administrasi yang sering dilakukan.

Tuliskan tahapannya dari awal sampai selesai.

Siapa yang memasukkan data?

Data apa yang dibutuhkan?

Aplikasi apa yang digunakan?

Siapa yang menerima hasil akhirnya?

Kemudian lihat apakah ada tahap yang menurutmu menarik untuk dipahami lebih jauh.

Latihan sederhana seperti ini dapat membantu melihat pekerjaan sebagai sebuah alur, bukan sekadar kumpulan tugas.

Kamu juga dapat mulai menguatkan kemampuan dasar yang berkaitan dengan penggunaan komputer, spreadsheet, logika, dan pemrograman awal.

Bagi lulusan SMA/MA IPA atau IPS maupun SMK RPL, TKJ, Sistem Informatika Jaringan dan Aplikasi, atau bidang digital, sebagian konsep mungkin terasa lebih familiar.

Sementara bagi lulusan bidang lain, prosesnya dapat dimulai secara bertahap.

Tidak harus langsung mahir membuat program.

Yang lebih penting adalah kesediaan untuk mencoba, menemukan bagian yang belum dipahami, lalu belajar kembali.

Kamu mulai melihat hubungan antara data dan kebutuhan bisnis

Sebagai staf administrasi, kamu mungkin sudah sangat dekat dengan data.

Namun, data sebenarnya tidak berdiri sendiri.

Sebuah perusahaan menyimpan data karena ada sesuatu yang ingin dilakukan dengan informasi tersebut.

Data pelanggan digunakan untuk melayani pelanggan.

Data transaksi digunakan untuk pencatatan dan analisis.

Data karyawan digunakan dalam berbagai proses sumber daya manusia.

Data penjualan dapat digunakan untuk membuat laporan dan mendukung keputusan.

Ketika mulai memahami hubungan tersebut, cara melihat pekerjaan juga berubah.

Kamu tidak hanya bertanya:

“Apakah datanya sudah saya input?”

Tetapi juga:

“Untuk apa data ini digunakan?”

Dari sana muncul pertanyaan berikutnya.

Apakah informasi yang dikumpulkan sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna?

Apakah proses pengumpulan datanya efisien?

Apakah laporan yang dihasilkan benar-benar membantu orang yang menggunakannya?

Pemikiran seperti ini dekat dengan salah satu karakter Sistem Informasi: menghubungkan teknologi, data, dan kebutuhan organisasi.

Karena itu, pengalaman mengolah laporan melalui aplikasi kantor sebenarnya dapat menjadi titik awal yang cukup relevan.

Kamu sudah melihat bagaimana informasi digunakan dalam dunia kerja.

Selanjutnya, kamu dapat mempelajari bagaimana sistem mendukung proses tersebut secara lebih terstruktur.

Kamu memahami hubungan S1 Sistem Informasi dengan pekerjaan yang ingin dikembangkan

S1 Sistem Informasi di Institut Teknologi Budi Utomo mempelajari perpaduan teknologi, data, dan proses bisnis.

Ketiga unsur tersebut berkaitan cukup dekat dengan pekerjaan administrasi data.

Teknologi adalah aplikasi atau sistem yang digunakan.

Data adalah informasi yang setiap hari kamu kelola.

Sedangkan proses bisnis adalah rangkaian aktivitas yang membuat pekerjaan suatu organisasi dapat berjalan.

Ketika ketiganya dipahami bersama, kamu mulai dapat melihat sistem bukan hanya sebagai aplikasi yang muncul di layar komputer.

Sistem hadir karena ada kebutuhan yang ingin diselesaikan.

Bagi staf administrasi data, perspektif tersebut dapat membantu memperluas pemahaman terhadap pekerjaan yang selama ini dilakukan.

Jika sedang mempertimbangkan program kuliah di Jakarta Timur, kamu dapat mempelajari informasi S1 Sistem Informasi ITBU.

Saat membaca informasi programnya, jangan hanya melihat nama jurusan.

Hubungkan dengan pengalamanmu sendiri.

Misalnya:

“Selama ini saya sering membuat laporan dari beberapa aplikasi. Saya ingin memahami bagaimana data dan sistem tersebut sebenarnya saling berhubungan.”

Atau:

“Saya sering mengikuti perubahan prosedur ketika aplikasi kantor diperbarui. Saya ingin memahami mengapa perubahan sistem dapat mengubah proses kerja.”

Jika kamu sudah dapat membuat hubungan seperti ini, artinya pilihan pendidikanmu mulai mempunyai alasan yang konkret.

Kamu mulai siap menghadapi perubahan cara kerja

Salah satu kekhawatiran pekerja administrasi adalah perubahan sistem yang terus terjadi.

Aplikasi yang digunakan hari ini dapat diganti.

Proses yang sebelumnya manual dapat menjadi digital.

Beberapa pekerjaan yang dahulu membutuhkan banyak tahapan dapat berubah setelah perusahaan menerapkan sistem baru.

Ketika hal seperti ini terjadi, ada perbedaan antara hanya menghafal aplikasi baru dengan memahami logika prosesnya.

Jika hanya mengandalkan hafalan, setiap pergantian sistem terasa seperti harus memulai semuanya dari awal.

Namun, jika memahami kebutuhan data dan proses kerja di belakangnya, adaptasi dapat dilakukan dengan cara yang berbeda.

Kamu dapat bertanya:

Data apa yang tetap dibutuhkan?

Apa tujuan proses tersebut?

Apa yang sebenarnya berubah?

Bagian mana yang hanya berganti alat?

Cara berpikir seperti ini membantu seseorang melihat perubahan teknologi secara lebih utuh.

Inilah salah satu alasan pekerja administrasi data dapat mulai tertarik mempelajari Sistem Informasi.

Bukan hanya agar dapat menggunakan lebih banyak aplikasi.

Tetapi agar dapat memahami hubungan antara teknologi dan perubahan cara kerja.

Kamu mulai menyiapkan cara menjalani pendidikan secara konsisten

Setelah tujuan belajar mulai jelas, tahap berikutnya lebih praktis.

Bagaimana kuliah akan dijalani bersama pekerjaan?

Mulailah dengan membuka jadwal aktivitas selama satu minggu.

Catat jam masuk dan pulang kerja.

Perhatikan waktu perjalanan.

Lihat kapan biasanya ada lembur.

Kemudian cari waktu yang masih dapat digunakan untuk membaca materi, mengerjakan tugas, atau mengikuti perkuliahan.

Tidak harus mencari waktu yang sangat panjang.

Yang penting adalah mengetahui apakah proses belajar dapat masuk ke dalam rutinitas secara konsisten.

Selanjutnya, perhatikan biaya.

Mulailah mencatat biaya awal perkuliahan, angsuran, transportasi, internet, perangkat, dan kebutuhan belajar lain yang mungkin muncul.

Dukungan keluarga atau orang terdekat juga dapat dibicarakan sejak awal.

Terutama jika kuliah akan membuat sebagian waktu setelah bekerja digunakan untuk belajar.

Kamu dapat menggunakan empat pertanyaan berikut sebagai refleksi:

1. Apakah saya sudah mengetahui alasan ingin melanjutkan S1 Sistem Informasi?
2. Apakah saya mulai tertarik memahami alasan sebuah alur sistem dibangun?
3. Apakah saya memahami hubungan Sistem Informasi dengan pekerjaan yang sekarang saya jalani?
4. Apakah saya mulai mempunyai rencana waktu, biaya, dan kebiasaan belajar?

Jawabannya tidak harus sempurna.

Tetapi ketika pertanyaan tersebut mulai dapat dijawab secara konkret, keputusan kuliah juga mulai bergerak dari sekadar keinginan menjadi sebuah rencana.

Pengalaman administrasi data dapat menjadi modal belajar

Ketika ingin mempelajari teknologi, sebagian pekerja mungkin merasa harus memulai semuanya dari nol.

Padahal, pengalaman sebagai staf administrasi data sudah memberikan banyak konteks nyata.

Kamu pernah melihat data yang salah.

Kamu pernah menemukan informasi yang tidak konsisten.

Kamu mengetahui bagaimana laporan digunakan.

Kamu pernah menghadapi perubahan aplikasi.

Kamu juga melihat bagaimana sebuah prosedur dapat membuat pekerjaan menjadi cepat atau justru terasa panjang.

Semua pengalaman tersebut dapat menjadi bahan ketika mempelajari Sistem Informasi.

Saat membahas data, kamu mempunyai contoh nyata.

Saat mempelajari proses bisnis, kamu pernah menjalani proses tersebut.

Saat membahas pengguna sistem, kamu sendiri selama ini merupakan pengguna aplikasi di lingkungan kerja.

Artinya, kamu tidak harus meninggalkan pengalaman sebelumnya.

Pengalaman itulah yang dapat menjadi jembatan antara pekerjaan yang sekarang dilakukan dengan bidang yang ingin dipahami lebih jauh.

Langkah kesiapan berikutnya bersama ITBU

Bagi pekerja di Jakarta dan sekitarnya yang ingin memahami hubungan antara teknologi, data, dan proses bisnis sambil tetap bekerja, salah satu program yang dapat dipelajari adalah Kelas Karyawan ITBU.

Program P2K S1 Sistem Informasi Institut Teknologi Budi Utomo memiliki akreditasi program studi Baik dan lulusannya memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom.).

Perkuliahan menggunakan metode Blended Learning dan Tatap Muka.

Jadwal yang tercantum meliputi:

Senin: 18.30–20.30
Selasa: 18.30–20.30
Rabu: 18.30–20.30
Kamis: 18.30–20.30
Jumat: 18.30–20.30
Sabtu: 14.00–17.00

Untuk pembiayaan, data program mencantumkan biaya formulir sebesar Rp150.000 dan biaya herregistrasi sebesar Rp1.250.000.

Total biaya awalnya sebesar Rp1.400.000.

Tersedia pula simulasi pembayaran sebanyak enam kali angsuran sebesar Rp985.000 per bulan.

Kamu dapat melihat informasi lebih lengkap melalui halaman Program S1 Sistem Informasi ITBU.

Untuk mengenal kampus dan program lainnya, kunjungi juga website Institut Teknologi Budi Utomo.

Setelah melihat informasi program, kembali pada pengalaman kerjamu sendiri.

Pikirkan satu proses administrasi yang paling sering dilakukan.

Kemudian tanyakan:

“Selama ini saya hanya mengetahui cara menjalankan proses ini, atau saya juga mulai ingin memahami alasan sistemnya dibuat seperti ini?”

Jika pertanyaan kedua semakin sering muncul, mungkin kebutuhan belajarmu memang sedang berkembang.

Kamu dapat mempelajari kembali S1 Sistem Informasi Kelas Karyawan ITBU sambil membawa daftar kemampuan yang ingin dikembangkan dan hal-hal mengenai program yang masih ingin diketahui.

Siap melanjutkan kuliah tidak berarti kamu harus sudah menjadi ahli teknologi.

Bagi staf administrasi data, kesiapan bisa dimulai dari sesuatu yang sangat dekat dengan pekerjaan sehari-hari: berhenti sekadar mengikuti langkah aplikasi, lalu mulai ingin memahami mengapa sebuah sistem bekerja dengan cara tertentu.

Dari rasa ingin tahu tersebut, proses belajar dapat dimulai.